Rezervační systém pro cestovní kanceláře
Klíčovými funkcemi rezervačních systému jsou distribuce, uchovávání a poskytování informací. Přístup k informacím se díky nim výrazně zjednodušil. Dostupnost a komplexnost poskytovaných údajů je přitom zcela zásadní podmínkou pro rozvoj cestovního ruchu jako celku.
Aby tyto funkce mohly v maximální možné míře plnit, rezervační systémy využívané v cestovních kancelářích by měly splňovat několik základních parametrů. V následujícím textu se dozvíte, které to jsou a proč je využití těchto systémů výhodné.
Krátká historie rezervačních systémů
Tyto systémy mohou být provozovány jednak přímo na webu samotné cestovní kanceláře či agentury a jednak i na jakýchkoli webech zaměřených obdobně. Lze říci, že v současné době rozmachu informačních technologií se poskytovatelé těchto služeb bez jejich využití již prakticky nemohou obejít.
V cestovním ruchu našly rezervační systémy původně uplatnění hlavně v letecké dopravě. Na vývoji toho prvního se podílely společnosti American Airlines a IBM. Později se rozšířily též do oblasti ubytování. Následně mohly proniknout i do odvětví ostatních. V rámci Evropy i USA dnes existuje řada globálně využívaných systémů.
Jaké funkce plní rezervační systém pro cestovní kanceláře
V současnosti se dokonce považují za stěžejní distribuční kanály. Tímto způsobem lze mimořádně efektivně zvýšit počet uzavřených objednávek. Rezervace online prostřednictvím vlastního rezervačního systému má zásadní výhodu především v tom, že se odehrává v reálném čase. To znamená, že klient má možnost ihned vidět pouze ty zájezdy, jejichž termíny jsou stále dostupné a vybírá výhradně z nich. V okamžiku, kdy dojde k rezervaci, je zároveň okamžitě rezervovaný zájezd z nabídky stažen a pro dalšího návštěvníka webu tudíž zůstává nepřístupný. Veškeré poskytované údaje jsou aktuální a snadno dostupné. Cestovní kancelář či agentura tak nepřichází o potenciální zakázky a nevystavuje se zbytečným průtahům za situace, kdy by musela sama zjišťovat dostupné termíny a ověřovat jejich dostupnost například telefonicky.
Rezervační systém pro cestovní kanceláře by však neměl sloužit výhradně klientům, ale rovněž i samotnému zadavateli. To znamená, že by měl být vybaven přehledným uživatelským rozhraním, které dokáže vygenerovat v grafech údaje o platbách, o prodejcích a jejich prodejích, zajistí vytvoření faktur pro jednotlivé zájezdy, přesně vypočítá finální cenu pro zákazníka nebo dokáže pracovat s možností třídění rezervací atd. Zároveň by mělo být cílem maximálně veškerou činnost zautomatizovat. Moderní rezervační systémy zvládnout odesílat rovnou i pojištění, umí vytvořit newslettery nebo automatické e-maily a mnoho jiného.
V případě, že systém využívá přímo cestovní kancelář, lze na něj navázat i partnerské cestovní agentury a umožnit jim, aby si tak vytvářely rezervace vlastní. S centrální databází se pak zpravidla propojují přímo i prodejci, a to i ti externí. Rezervační systém je stejně tak možné pro usnadnění činnost napojit rovněž na účetní agendu, případně jej spojit se sociálními sítěmi (Facebook, Twitter, firemní blog a mnoho dalšího).
Takovéto systémy, které jsou schopné řídit a integrovat veškeré firemní procesy se někdy rovněž nazývají ERP systémy. Sáhnout můžete buď po předem připraveném software nebo si nechat naprogramovat svůj vlastní. Hotová řešení jsou samozřejmě vždy nejen méně finančně náročná, ale také připravená k rychlému použití. Není nezbytné čekat na vývoj vlastní individuální platformy i několik měsíců a investovat velké množství peněz do stáleho vývoje komplexního systému pro cestovní kanceláře. Zároveň poskytovatel garantuje i absolutní bezpečnost při práci s veškerými daty. Nehrozí tak například únik citlivých osobních informací o klientech.
Proč rezervační systémy využívat
Rezervační systémy dnes již najdou využití ve všech oblastech poskytování služeb a v rámci cestovní kanceláře tomu není jinak. Napomáhají šetřit čas, maximalizovat ekonomické výsledky vašeho podnikání, zvýšit produktivitu, posílit konkurenceschopnost vůči dalším subjektům a umožní zlepšit i kontrolní mechanismy nad veškerými procesy.
V tomto směru je samozřejmě nezbytné, aby rezervační systém disponoval uživatelsky přívětivým, snadno ovladatelný rozhraním, podporoval lokalizaci do českého jazyka a dále aby vám bylo umožněno si celý systém přizpůsobit vlastním požadavkům a vybavit jej i případnými doplňkovými funkcemi. A v neposlední řadě i kvalitní technická podpora určená pro řešení nesrovnalostí, dotazů nebo technických problémů. Současně musí být systému zajištěn i průběžný upgrade.
Je však nezbytné myslet na to, že rezervační systém je pouze nástroj sloužící k usnadnění některých nezbytných úkonů. Nikdy nedokáže plnohodnotně nahradit lidský faktor, který je v sektoru služeb stěžejní. Jak spolehlivý bude ten, kdo rezervační systém ovládá, tak spolehlivý bude ve výsledku i celý software. Nejdůležitějším prvkem stále zůstává kvalitní komunikace se zákazníky.
